Dyrektywa UE o równości i jawności płac – FAQ
Czy firmy poniżej 100 pracowników będą objęte dyrektywą?
Firmy zatrudniające poniżej 100 pracowników nie mają obowiązku raportowania luki płacowej. Będą jednak objęte innymi obowiązkami wynikającymi z dyrektywy – szczegóły przestawia tabelka.
Czy pod pojęciem wynagrodzenia rozumiemy wynagrodzenie pracownika ze wszystkich tytułów (np. umowa o pracę, uz, b2b itp.)?
Niniejsza dyrektywa powinna mieć zastosowanie do wszystkich pracowników, w tym pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, pracowników zatrudnionych na podstawie umów na czas określony oraz osób zatrudnionych na umowę o pracę lub przez agencję pracy tymczasowej lub pozostających z taką agencją w stosunku pracy, a także pracowników na stanowiskach kierowniczych, którzy są zatrudnieni na umowę o pracę lub pozostają w stosunku pracy zgodnie z definicją przewidzianą przez prawo, układ zbiorowy lub praktykę obowiązującą w każdym państwie członkowskim, z uwzględnieniem orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości. Zakresem niniejszej dyrektywy objęci są pracownicy domowi, pracownicy na żądanie, pracownicy wykonujący pracę przerywaną, pracownicy w systemie bonów usługowych, osoby pracujące za pośrednictwem platform internetowych, pracownicy wykonujący pracę chronioną, stażyści i praktykanci, pod warunkiem że spełniają oni stosowne kryteria. Przy stwierdzaniu istnienia stosunku pracy należy brać pod uwagę fakty świadczące o rzeczywistym wykonywaniu pracy, a nie sposób, w jaki strony opisują łączący ich stosunek.)
Czy pod pojęciem wynagrodzenia chodzi o wynagrodzenia podstawowe czy uwzględniające wszystkie składniki płacowe?
Chodzi o pełne wynagrodzenie, czyli wynagrodzenie podstawowe i wszystkie inne składniki, takie jak premie, dodatki, benefity itp. – zgodnie z art. 2 pkt 4 dyrektywy.
Jakie wybrane działania należy podjąć aby się dobrze przygotować do Dyrektywy UE 2023/970?
- Zapoznać się tekstem dyrektywy
- Wdrożyć/zweryfikować system wartościowania pracy
- Wykonać analizę spójności wewnętrznej i rozpiętości przedziałów wynagrodzenia
- Policzyć wskaźniki luki płacowej – średnie i mediany, zidentyfikować ryzyka i zaadresować je w najbliższym przeglądzie wynagrodzeń
- Warto powołać zespół wdrożeniowy
- Przygotować kadrę menedżerską do transformacji kulturowej
Co to znaczy "praca o tej samej wartości"?
“Praca o takiej samej wartości” oznacza pracę, którą określa się jako mającą tę samą wartość zgodnie z niedyskryminacyjnymi i obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, o których mowa w art. 4 ust. 4.
Czy mamy dysponować jakimiś dokumentami poświadczające wartościowanie, czy same zapisy w regulaminie wynagradzania świadczą o tym że dopełniliśmy tego obowiązku?
Sam zapis w regulaminie nie wystarczy — trzeba mieć możliwość udowodnienia faktycznego stosowania (np. dokumentacja ocen stanowisk, metodologia, arkusze wartościowania). Warto pamiętać również, że zgodnie z dyrektywą pracownicy powinni mieć łatwy dostęp do kryteriów stosowanych do określania wysokości i poziomów wynagrodzenia.
Czy w kontekście dyrektywy wystarczające jest określenie wartościowania/grade'ów bez opisu stanowisk pracy?
Samo podanie wyniku wartościowania lub grade’u nie jest w pełni wystarczające. Dyrektywa wymaga, aby ocena była oparta na „neutralnych i przejrzystych kryteriach” – a to w praktyce oznacza potrzebę dokumentacji co i dlaczego zostało ocenione. Istotne jest, aby kryteria były opisane i dostępne dla pracowników, którzy zgodnie z przepisami powinni mieć do nich dostęp. Nie jest powiedziane, że muszą to być opisy stanowisk, firma może zorganizować dostęp do informacji o kryteriach w dogodny dla niej sposób.
Dlaczego warto zrobić wartościowanie stanowisk?
- Pozwala poukładać strukturę organizacji i lepiej zaplanować procesy rekrutacji
- Wspiera w planowaniu ścieżek kariery oraz pozwala zarządzać awansami
- Pozwala lepiej zarządzać kosztami, planować budżet i podejmować decyzje o podwyżkach
- Pozwala na adekwatne porównanie się do konkurencji
- Pozwala sprawiedliwie i w przejrzysty sposób wynagradzać pracowników
- Wpływa na motywację pracowników, którzy wiedzą, że firma ma poukładaną strukturę stanowisk
- Pozwala na utrzymanie talentów w organizacji
- Pozwala trafnie porównywać się do rynku i jest nieodłączną częścią korzystania z Raportów Płacowych
Czym jest tabela płac?
Tabela to widełki płacy zasadniczej dla wszystkich stanowisk w organizacji, które w wyniku obiektywnej wyceny (wartościowania) oraz uwzględnienia danych rynkowych zostały uporządkowane w maksymalnie kilkanaście kategorii.
Taka przejrzysta i oparta na obiektywnych danych struktura pozwala na efektywne zarządzanie wynagrodzeniami i transparentne ich komunikowanie zespołowi.
System koncentruje się na płacach zasadniczych – które zazwyczaj stanowią około 90% całkowitego wynagrodzenia – dlatego właśnie od nich warto zacząć porządkowanie polityki płacowej. Takie podejście zapewnia stabilność i przewidywalność kosztów dla pracodawcy oraz przejrzystość i poczucie sprawiedliwości po stronie pracowników.
Po co wdrażać tabelę płac i jaki jest efekt?
Po co wdrażać tabelę płac?
- Kategoryzuje stanowiska i definiuje widełki wynagrodzeń
- Odpowiada na pytanie: ile i komu płacić
- Pomaga unikać sytuacji, w których:
– osoby na podobnych stanowiskach zarabiają skrajnie różnie (jeżeli nie ma to uzasadnienia),
– kierownicy podejmują decyzje płacowe „na wyczucie”,
– pracownicy czują się niesprawiedliwie traktowani.
- Zamiast setkami indywidualnych stanowisk, firma zarządza kilkunastoma kategoriami płacowymi
Jaki jest efekt?
- Jasne zasady → spokojniejszy zespół
- Mniej chaosu → lepsze decyzje
- Realna oszczędność → mniej straconych roboczogodzin na rozmyślanie o płacy
Czy widełki powstają na bazie danych rynkowych czy realnych danych firmy?
Tabela płac to wypadkowa danych z rynku i wartościowań wewnątrz firmy. Nie jest odwzorowaniem tego, jak teraz płacimy, tylko sposobem na ułożenie spójnego systemu wynagrodzeń. A do tego potrzebny jest punkt odniesienia – benchmark rynkowy. W firmach często są przypadki „przypadkowych” wynagrodzeń – wynik negocjacji, sytuacji rynkowej, trudności rekrutacyjnych czy historycznych wyjątków. Nie warto ich kopiować do systemu – lepiej mieć neutralny punkt odniesienia. Po stworzeniu tabeli opartej na benchmarku możemy przeanalizować, gdzie są nasze rzeczywiste wynagrodzenia względem nowych widełek – i zadecydować, co z tym zrobić. Często nie od razu wszystkie stanowiska będą w widełkach – dążymy, aby tam się znalazły. Możliwe jest również podjęcie decyzji o strategii płacowej powyżej albo poniżej rynku, wówczas wszystkie stanowiska w firmie są nią objęte, co pozwala zachować spójność mimo odchylenia od danych rynkowych.
Czy tabela płac powinna być publikowana w regulaminie wynagradzania firmy? Jakie jest Państwa zdanie?
Nie ma obowiązku publikowania tabeli płac w regulaminie wynagradzania.
Rekomendujemy jednak aby była dostępna dla pracowników firmy, np. osobnym dokumencie wewnętrznym (np. załącznik lub polityka wynagradzania). W regulaminie można wówczas umieścić ogólne zasady: że firma stosuje tabele, widełki, zasady awansowania itd.
Dzięki temu:
- Spełniamy wymóg przejrzystości systemu wynagradzania (art. 4 i 5 dyrektywy).
- Pokazujemy, że wynagrodzenia wynikają z jasnych zasad.
- Ułatwiamy rozmowy z pracownikami i unikamy domysłów.
Jak stworzyć widełki płac w przypadku stanowiska, na którym zatrudniony jest 1 pracownik?
Widełki tworzymy w oparciu o kategorie zaszeregowania, które są pojęciem dość szerokim i uwzględniają wiele stanowisk. Dlatego istnieje małe ryzyko, że stanowisko będzie na tyle unikatowe, że będzie jedynym stanowiskiem w jednej kategorii. Jeśli jednak zdarzyłaby się taka sytuacja, to widełki są przedziałem, który tworzymy w oparciu o dane rynkowe, a nie realne wynagrodzenie konkretnej osoby.
Czy kategoria płacowa to poziom z wartościowania?
Poziom po wartościowaniu będzie mówił o wewnętrznej wycenie stanowiska w strukturze firmy – w procesie wartościowania odpowiadamy na szereg pytań/kryteriów, dzięki czemu możemy go określić. Kategoria płacowa to zaszeregowanie stanowisk na podstawie podobieństwa wynagrodzeń rynkowych. Kategorie najczęściej są spójne z poziomem po wartościowaniu, ale nie zawsze – mogą różnić się, gdy benchmark rynkowy wskazuje, że wynagrodzenia są w innych widełkach niż to wynika z poziomu po wartościowaniu. Przykładem jest stanowisko sekretarki i programisty – możemy oba te stanowiska mieć zwartościowane na tym samym poziomie, jednak ze względu na różnice rynkowe w wynagradzaniu nie znajdą się w jednej kategorii płacowej.
Jaka jest Państwa rekomendacja trybu podnoszenia ustalonych widełek dla np. corocznego podnoszenia wynagrodzeń, aby utrzymać jak najdłużej ich efektywność funkcjonowania?
Większość firm na rynku aktualizuje wynagrodzenia raz w roku (najczęściej w styczniu lub kwietniu). W okresach większej dynamiki płacowej lub w branżach/regionach, w których sytuacja jest szczególnie niestabilna lub pojawia się duża presja płacowa, można zrobić taką aktualizację co pół roku lub raz na kwartał, jeśli dotyczy kluczowych lub zagrożonych stanowisk.
Tryb rekomendowanej aktualizacji – krok po kroku:
1. Zbierz dane rynkowe – np. z raportów manaHR (porównanie Twoich widełek z rynkiem).
2. Porównaj je z Twoją tabelą płacową – zidentyfikuj grade’y lub stanowiska „pod kreską”.
3. Zaproponuj indeksację widełek – o jednolity wskaźnik (np. 6%) lub zróżnicowany (np. 3% dla wyższych szczebli, 8% dla niższych).
4. Zatwierdź nową tabelę – w postaci załącznika do polityki wynagradzania lub jako dokument wewnętrzny HR.
5. Przekaż kierownikom i HR – nową wersję, z jasnym komunikatem: „nie zmieniamy struktury stanowisk, tylko dostosowujemy wartości”.
Co kilka lat rekomendowany jest przegląd wartościowań, aby upewnić się, czy struktura stanowisk jest nadal aktualna (lub ad hoc po większych zmianach w organizacji).
Punkty 1-3 obsługuje narzędzie Tabela płac na platformie manaHR (dzieją się automatycznie).
Dlaczego warto aktualizować tabelę?
Utrzymujesz spójność i wiarygodność systemu wynagradzania – pracownicy nie pytają, „dlaczego widełki są z 2022 r.”.
Unikasz presji podwyżkowej „ad hoc” – jeśli widełki są realne, mniej osób będzie przychodzić z rynkowymi ofertami.
Czy mam budować 5% widełki?
NIE
Należy wzmocnić stosowanie zasady równości wynagrodzeń poprzez wyeliminowanie bezpośredniej i pośredniej dyskryminacji płacowej. Nie stoi to na przeszkodzie temu, aby pracodawcy różnie wynagradzali pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, o ile kierują się obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci oraz wolnymi od uprzedzeń kryteriami, takimi jak osiągnięcia i kompetencje.
W jaki sposób liczyć lukę płacową?
W naszym narzędziu liczymy lukę skorygowaną – główny wskażnik to średnia ważona ze wskaźników dla stanowisk na poziomach po wartościowaniu, czyli uwzględnia on czynniki takie jak stanowisko, doświadczenie, wykształcenie czy wymiar etatu.
Czy analizując lukę płacową powinienem zejść do poziomu stanowiska czy wystaczy poziom w organizacji?
W analizie luki płacowej rekomendujemy zejście nie tylko do poziomu, ale również stanowiska na poziomie – taką możliwość daje nasze narzędzie. Spełnia to warunek tej samej wartości, czyli podobnych wymagań odnośnie kompetencji, poziomu odpowiedzialności czy poziomu wysiłku w przypadku pracowników fizycznych – właśnie o tym mówi nam ten sam poziom po wartościowaniu. Z drugiej strony, dopasowanie do tego samego stanowiska daje nam pewność, że porównujemy stanowiska o podobnym zakresie zadań. Unikamy tym samym sytuacji porównywania stanowisk z różnych obszarów, które mogą liczyć na bardzo różne wynagrodzenia na rynku (np. programisty i sekretarki – zestawienie ich ze sobą mogłoby pokazać nam pozorną dyskryminację).
Czy jeśli w obecnych umowach o pracę (dla aktualnych pracowników) występują zapisy o nieujawnianiu wynagrodzenia to należy podpisać z pracownikami nowe umowy?
Nie ma konieczności podpisywania nowych umów o pracę, nawet jeśli zawierają klauzule o poufności wynagrodzenia. Dyrektywa (art. 7 ust. 1 i 2) daje pracownikowi prawo do uzyskania informacji o wynagrodzeniach – i to prawo ma pierwszeństwo przed zapisami umownymi. Oznacza to, że nawet jeśli pracownik wcześniej zobowiązał się do poufności, to może legalnie pytać i ujawniać swoje wynagrodzenie w zakresie, jaki gwarantuje dyrektywa.
Czy zatrudnianie na podobnych stanowiskach osób tej samej płci ogranicza ryzyka i ograniczenia związane z luką płacową?
W największym stopniu ryzyka związane z luką płacową ograniczy spójny system wynagrodzeń z jasnymi zasadami przyznawania podwyżek, awansów i premii oraz stosowanie go w praktyce. Wówczas jesteśmy w stanie uzasadnić różnice w wynagrodzeniach, również wykraczające ponad 5%, niezależnie od płci pracownika. Ograniczanie się do pracowników jednej płci może znacząco zmniejszać nam pulę odpowiednich kandydatów, a wcale nie musi oznaczać mniejszego ryzyka.
W dyrektywie jest bowiem mowa o hipotetycznym komparatorze, na którego zastosowanie należy zezwolić w przypadku braku rzeczywistego komparatora – jednym słowem jeśli w organizacji nie ma żadnego pracownika płci przeciwnej na tym samym stanowisku (np. tylko mężczyźni są programistami), pracownik może odwołać się do hipotetycznej kobiety wykonującego tę samą pracę. Nie mamy jednak jeszcze bardziej szczegółowych informacji w jaki sposób ów hipotetyczny komparator miałby być zbudowany – czekamy na polskie ustawodawstwo.
Czy za lukę płacową powyżej 5% przewidziane będą jakieś sankcje / kary? Czy ktoś może firmę zmusić do wyrównania wynagrodzeń do widełek?
Dyrektywa nie przewiduje automatycznych kar za sam fakt występowania luki płacowej >5% – różnica w wynagrodzeniach może być większa, jeśli pracodawca potrafi ją uzasadnić obiektywnymi i neutralnymi płciowo kryteriami.
Jeśli jednak nie uzasadnił:
- firma ma obowiązek przeprowadzić ocenę wspólnie z przedstawicielami pracowników (art. 10),
- należy ustalić przyczyny i wdrożyć działania naprawcze.
Dopiero brak reakcji pracodawcy, niewdrożenie działań lub dalsze utrwalanie nierówności wynagrodzeń może prowadzić do konsekwencji prawnych, np.:
- skargi pracownika,
- kontroli inspekcji pracy (po wdrożeniu przepisów krajowych),
- postępowań sądowych (np. o odszkodowanie za dyskryminację płacową).
Nikt nie zmusi firmy do “wyrównania wynagrodzeń” tylko dlatego, że jest luka powyżej 5%, jeśli istnieją uzasadnione i neutralne kryteria. Ale jeśli luka wynika z dyskryminacji lub braku transparentności – konsekwencje mogą być realne i doprecyzuje je polski ustawodawca.
Co oznacza informacja o wynagrodzeniu indywidualnym? Czy to znaczy że "Kowalski" może zapytać ile zarabia "Nowak"?
Pracownik może wystąpić z wnioskiem o informacje o JEGO wynagrodzeniu indywidualnym i średnich poziomach wynagradzania w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca. Nie oznacza to zatem, że Kowalski dowie się ile zarabia Zieliński. Natomiast pracownik będzie mógł wiedzieć ile średnio zarabia się na jego stanowisku lub kategorii zaszeregowania (czekamy jak polski ustawodawca odniesie się do tego przepisu). Wynagrodzenia zatem nie będą jawne, ale bardziej transparentne.
Za jaki okres należy podawać informację o wynagrodzeniu / średnich poziomach wynagrodzeń?
Nie wskazano konkretnego okresu, ale logiczne będzie podawanie danych za ostatni pełny rok kalendarzowy lub rozliczeniowy.
Czy pracownik powinien złożyć wniosek o informację nt. wynagrodzenia w formie pisemnej? Czy Jest jakiś wzór?
Dyrektywa nie narzuca formy (pisemna/ustna). Wzór nie został określony w dyrektywie — firma może stworzyć własny. Możliwe, że polski ustawodawca doprecyzuje ten przepis.
Jak często pracownik może pytać o informacje dot. wynagrodzenia / jak często pracodawca musi mu odpowiadać?
Dyrektywa nie określa limitu zapytań ani minimalnej częstotliwości odpowiedzi.
Co zrobić, jeśli pracownik poprosi o informację o wynagrodzeniu na stanowisku, na którym zatrudniona jest tylko jedna osoba płci przeciwnej?
Pracodawca może odmówić podania danych, jeśli istnieje realne ryzyko identyfikacji konkretnej osoby (np. na danym stanowisku jest zatrudniona tylko jedna osoba płci przeciwnej).
Jak powinny być liczone średnie wynagrodzenia, z jaką częstotliwością?
Poziom wynagrodzenia wg dyrektywy oznacza roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto (art. 3 ust. 1 lit. b) co jest spójne z założeniem raportowania rocznego przewidzianego w dyrektywie.
Czy Państwa aplikacja jest lub może być połączona z systemem ERP w firmie aby uniknąć wprowadzania danych?
Nie ma takiej możliwości, ale przekazanie danych jest bardzo proste – pobieramy z platformy gotowy szablon w excelu lub wrzucamy swój eksport z systemu, który zawiera wymagane informacje.
Jak wyeksportować w excelu wszystkie stanowiska zwartościowane?
Aby wyeksportować wartościowania do pliku w excelu należy:
1) wejsc w zakładkę “Udział w Raporcie”
2) przejść do etapu 3 “Wartościowanie stanowisk”
3) Kliknąc w przycisk “Wartościuj stanowiska”
4) W belce filtry i opcje kliknąć “eksportuj” – jesli chcemy wyeksportowac również odpowiedzi na pytania, przechodzimy do konkretnej ścieżki i w ten sam sposób eksportujemy
Czy do ważonego wskaźnika luki płacowej wliczają się stanowiska, na których reprezentowana jest tylko jedna z płci?
Do wskaźnika liczonego w narzędziu Luka płacowa nie są liczone wskaźniki dla stanowisk, na których są zatrudnione tylko kobiety lub tylko mężczyźni. Czekamy na bardziej szczegółowe informacje dotyczące hipotetycznego komparatora, który pozwoliłby na wyliczenie wskaźników w takiej sytuacji.
Czy to narzędzie spełnia wymogi Dyrektywy? Dyrektywa mówi jasno, że zastosowane narzędzia do zważenia/ wyceny stanowisk mają być obiektywne i uniwersalne dla wszystkich stanowisk w organizacji.
W dyrektywie są już wskazane obiektywne kryteria (np. umiejętności, wysiłek, warunki pracy, zakres odpowiedzialności ), które są brane pod uwagę w wartościowaniu stanowisk w naszym narzędziu, natomiast nie jest jeszcze doprecyzowane jak będzie to szczegółowo określone w polskich przepisach.
Czy luka wyliczona przez manaHR będzie akceptowana jako przekazywany przez firmę raport?
Nasze narzędzie na ten moment umożliwia przede wszystkim przygotowanie się organizacji do wejścia w życie polskich przepisów, czyli diagnozę luki płacowej i zaplanowanie działań zmierzających do jej korygowania. Nie wiemy jeszcze jak dokładnie będzie wyglądało raportowanie – czekamy w tej kwestii na polskie ustawodawstwo i będziemy odpowiednio dostosowywać narzędzie.
Czy jeśli w obecnych umowach o pracę (dla aktualnych pracowników) występują zapisy o nieujawnianiu wynagrodzenia to należy podpisać z pracownikami nowe umowy?
Nie ma konieczności podpisywania nowych umów o pracę, nawet jeśli zawierają klauzule o poufności wynagrodzenia. Dyrektywa (art. 7 ust. 1 i 2) daje pracownikowi prawo do uzyskania informacji o wynagrodzeniach – i to prawo ma pierwszeństwo przed zapisami umownymi. Oznacza to, że nawet jeśli pracownik wcześniej zobowiązał się do poufności, to może legalnie pytać i ujawniać swoje wynagrodzenie w zakresie, jaki gwarantuje dyrektywa.
Czy postanowienia dyrektywy ograniczają narzędzia finansowe do utrzymania w organizacji najlepszych pracownikow?
Dyrektywa:
- nie zakazuje różnicowania wynagrodzeń – pod warunkiem, że różnice są oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach (np. wyniki pracy, staż, kompetencje),
- nie blokuje premii, dodatków ani indywidualnych negocjacji, ale zmusza do ich uzasadnienia,
- ma na celu usunięcie dyskryminacji (np. że kobieta i mężczyzna na tym samym stanowisku mają inne wynagrodzenie bez uzasadnienia).
Więc można dalej motywować top performers – ale trzeba mieć spójne kryteria oceny i awansów, dobrze opisane w regulaminach lub dokumentach HR.
Co może być ryzykowne?
- Uzależnianie wynagrodzenia tylko od „uznania przełożonego”.
- Brak systemu wartościowania lub tabel wynagrodzeń.
- Ciche różnicowanie płac w ramach tej samej roli.
Warto podkreślić, że wynagrodzenia osób wykonujących tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości mogą być zróżnicowane bardziej niż w widełkach -5%-5% o których mowa w zapisie o luce – chodzi o to, żeby móc uzasadnić te różnice.
