Wskaźnik absencji określa poziom nieobecności pracowników w pracy. Absencja to zjawisko z jednej strony normalne (każdy pracodawca liczy się z tym, że jego pracownicy będą, np. chorować lub korzystać z urlopów macierzyńskich), lecz jednocześnie generujące koszty – związane, m.in. z koniecznością zapewnienia ciągłości pracy.
Jak badać absencję?
Z punktu widzenia pracodawcy istotne jest, aby badać poziom absencji w organizacji. Warto jednak pamiętać, że ustalenie jedynie ogólnego wskaźnika absencji nie powie nam zbyt wiele, ponieważ przy jego wyliczaniu bierze się pod uwagę wszystkie nieobecności – także te związane z ciążą, urlopami macierzyńskimi, rodzicielskimi i wychowawczymi. W przypadku branż lub stanowisk wysoko sfeminizowanych takie nieobecności mogą wpływać na podniesienie ogólnego wskaźnika absencji. Dlatego istotne może okazać się także zbadanie absencji z wyłączeniem powyższych nieobecności. Aby lepiej zobrazować, jak bardzo mogą różnić się te dwa wskaźniki, popatrzmy na informacje przedstawione poniżej.
Tabela zawiera dane dotyczące obu wskaźników dla wszystkich pracowników i z podziałem na management oraz white i blue collar. Widzimy, że pracownicy fizyczni charakteryzują się najwyższym poziomem absencji, zarówno ogólnej, jak i absencji z wyłączeniem ciążowej/wychowawczej. Może to wynikać ze specyfiki ich pracy – to często pracownicy produkcyjni wykonujący swoje obowiązki w trudnych warunkach (zapylenie, duże różnice temperatur), co może sprzyjać chorobom.
Gdy popatrzymy na poziom absencji bez nieobecności związanych z ciążą i urlopami (macierzyńskim, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym) w stosunku do wskaźnika ogólnego, to w przypadku wszystkich pracowników jest on niższy o 3,3 p.p., podobnie jest w przypadku pracowników fizycznych (różnica wynosi 3,1 p.p.). Najmniejsza różnica jest widoczna w przypadku managementu, a największa dotyczy stanowisk z grup white collar (4,2 p.p.). Przyczyną tego stanu rzeczy może być właśnie wspomniana wyżej przewaga kobiet na stanowiskach związanych z pracą umysłową.
Widzimy zatem, że nieobecności związane z ciążą i urlopami rodzicielskimi mogą w znacznym stopniu wpływać na ogólny wskaźnik absencji.
Porównanie do wskaźników rynkowych
Kolejnym krokiem, po ustaleniu wskaźników absencji w organizacji, powinno być porównanie ich do danych rynkowych, najlepiej do firm z pokrewnej branży i o podobnej strukturze zatrudnienia. Istotne jest także, aby odnosić się do wskaźników, które były liczone w ten sam sposób. Dopiero takie działanie pozwoli nam określić, czy sytuacja w naszej firmie znacząco odbiega od tego, co można obserwować w innych przedsiębiorstwach.
Co powinno nas zaniepokoić? Zarówno zbyt wysoki, jak i zbyt niski (w odniesieniu do innych organizacji) wskaźnik absencji chorobowej, powinien skłonić nas do dokładnej analizy. W przypadku wskaźnika na dużo wyższym poziomie warto sprawdzić, czy warunki pracy nie przyczyniają się do pogorszenia stanu zdrowia pracowników. Czasem zdarza się również, że pracownicy nadużywają zwolnień, traktując je jako dodatkowy urlop. Z kolei bardzo niski wskaźnik absencji może wskazywać, że pracownicy przychodzą do pracy mimo choroby (np. dlatego, że zależy im na otrzymaniu premii frekwencyjnej). Jest to o tyle niebezpiecznie, że ma wpływ nie tylko na obniżenie efektywności wykonywanej przez nich pracy, lecz grozi także zarażeniem pozostałej części ekipy. Taką sytuację zdecydowanie trudniej zauważyć – pracodawca dużo szybciej zwróci uwagę na nieobecność pracownika niż na jego ciągłą obecność. Zatem bardzo niski wskaźnik absencji w porównaniu do innych, podobnych do naszej organizacji także powinien zachęcić nas do przyjrzenia się sytuacji nieco uważniej.
Jak często badać absencję?
Na koniec pamiętajmy, że jednorazowe określenie wskaźników absencji, porównanie ich do danych z innych firm, przeanalizowanie wyników i wyciągnięcie wniosków to nie wszystko. Ostatnim elementem niezbędnym w ustalaniu poziomu nieobecności w firmie jest regularne przeprowadzanie tego badania. Dzięki temu będziemy mogli na bieżąco monitorować, czy podjęte przez nas działania naprawcze w oczekiwany sposób wpływają na wskaźniki absencji w naszej organizacji, a badając wskaźniki rynkowe, będziemy w stanie zauważyć ewentualne zmiany w interesującej nas branży czy regionie.
