W jakim celu firmy decydują się na audyt systemu wynagrodzenia? O tym temacie wypowiada się nasz ekspert Gosia Latko: „Audyt systemu wynagradzania jest elementem, od którego zaczyna się prace nad wynagrodzeniami w firmie. Daje on odpowiedź na pytanie, czy w danym systemie występuje problem, jeśli tak to, jak jest poważny. Zazwyczaj jest wstępem do takich działań jak wartościowanie stanowisk pracy oraz stworzenie taryfikatora i tabeli płac”. Dziś przyjrzymy się temu, jak wygląda ten proces.
Kto i kiedy decyduje się na audyt wynagrodzeń?
O wsparcie audytora najczęściej proszą firmy, które nie mają stworzonego systemu wynagradzania lub ich system jest przestarzały. Jest to bardzo częsta praktyka w przypadku organizacji, które szybko się rozrosły i nie miały czasu poukładać sobie kwestii związanych z wynagrodzeniami. Kolejny przypadek to sytuacja, gdy system jest niezrozumiały dla pracowników oraz gdy firma ma poczucie, że oferuje za niskie wynagrodzenia. Często również po audyt wynagrodzeń zgłaszają się przedsiębiorstwa, z których w ostatnim czasie odeszło wielu pracowników.
Jak wygląda procesu audytu?
Audyt składa się z analizy informacji o firmie oraz z diagnozy aktualnej sytuacji (mocne strony i obszary do rozwoju). Na koniec procesu proponowane są rekomendacje działań. Struktura wydaje się być bardzo prosta, jednak kiedy przyjrzymy się jej bliżej, zobaczymy jak wiele kwestii trzeba przeanalizować.
Aby zbadać sytuację związaną z wynagrodzeniem, najpierw należy mieć pełen obraz firmy. Jakie dane są do tego potrzebne? Najpierw należy przyjrzeć się oficjalnym dokumentom, strukturze organizacyjnej, wynagrodzeniom, wskaźnikom i procedurom HR, oficjalnym oraz nieoficjalnym informacjom o firmie. Oficjalne dokumenty to: regulamin pracy i wynagrodzeń, rozporządzenia i załączniki do regulaminu wynagradzania, taryfikator stanowisk lub kategorie zaszeregowania, tabela płac stałych, struktura organizacyjna oraz opisy stanowisk.
Audytorzy muszą również przyjrzeć się procedurom HR. Zaliczyć tutaj możemy procedury podwyżek i awansowania, rekrutacji, onboardingu, szkoleń, transferu wiedzy i kompetencji, planowania sukcesji oraz stay i exit interview. Każda firma ma swoje wskaźniki HR, które trzeba przeanalizować – mogą się one różnić w zależności od organizacji. Często są to jednak: fluktuacja, absencja chorobowa, headcount, płeć, wiek, staż pracy.
Audytorzy chcąc mieć pełen obraz o firmie, przeprowadzają wywiady z HR oraz rozmowy z kadrą zarządzającą. Sprawdzane są również wyniki badania satysfakcji oraz informacje i opinie, które krążą o firmie w internecie.
Analiza wynagrodzeń
Po przeanalizowaniu informacji o firmie przychodzi pora na przyjrzeniu się wynagrodzeniom. Na co audytorzy zwracają uwagę? Najpierw należy przeanalizować strukturę wynagrodzeń. Co to oznacza? Wynagrodzenie składa się z części zasadniczej, dodatków stałych i dodatków zmiennych. Najczęściej na rynku największą cześć wynagrodzenia stanowi płaca zasadnicza. Dodatki płacowe natomiast mają zazwyczaj charakter motywacyjny. Warto wspomnieć, że najwyższe dodatki zmienne występują na stanowiskach handlowych. Audytorzy sprawdzają również, czy zasady wypłacania dodatków są zrozumiałe dla pracowników.
Kolejną kwestią, która analizowana jest podczas audytu, jest hierarchia wynagrodzeń. Audytorzy porównują wynagrodzenia pomiędzy poziomami – wynagrodzenia osób wyżej ustawionych w hierarchii nie powinny być niższe niż osób im podwładnych. W ramach jednego stanowiska zawsze będzie istnieć amplituda płac. Nasi eksperci przyjmują, że zróżnicowanie wynagrodzeń w ramach tej samej pozycji powinno mieścić się w granicach 25-30% (w przypadku stanowisk z wyższych poziomów zarządzania te rozpiętości mogą być większe). Jeśli jednak różnice wynagrodzeń osób zatrudnionych na tym samym stanowisku są większe, warto przyjrzeć się tej sytuacji i zdiagnozować jej przyczynę.
Audytorzy porównują również oferowanych przez firmę płace do tych obowiązujących na rynku. Istotny jest odpowiedni dobór danych, do których wynagrodzenia będą porównywane. Najlepiej skorzystać z raportu płacowego, który pokazuje realne wynagrodzenia rynkowe – dane pochodzą bezpośrednio z działów personalnych firm uczestniczących w badaniu. Bardzo istotne jest również określenie grupy porównawczej, tzn. firm, do których mogą odejść nasi pracownicy (często jest to najbliższe otoczenie, województwo lub branża).
Korzyści z audytu
Po dogłębnym przeanalizowaniu wszystkich kwestii audytorzy przygotowują listę ze swoimi rekomendacjami. Znajdują się na niej rzeczy, które powinny zostać poprawione oraz zalecenia na przyszłość. Ich wdrożenie w życie pozwoli firmie na sprawniejsze zarządzanie wynagrodzeniami oraz na stworzenie sprawiedliwego i motywującego systemu płac, który doceni każdy pracownik.
