Firmy na polskim rynku coraz częściej rozbudowują dział zakupów w swoich strukturach. Pojawia się coraz więcej ofert pracy dla specjalistów ds. zakupów. Na uczelniach spotkać można wyspecjalizowane kierunki dotyczące tego obszaru. Dlaczego tak się dzieje?
Zacznijmy od początku. Dział zakupów, ogólnie mówiąc, zajmuje się analizą rynku, nawiązywaniem i utrzymywaniem relacji z partnerami handlowymi, nadzorowaniem stanu realizacji zamówień i stanu dostaw oraz wyszukiwaniem dostawców materiałów i usług. Rola tego działu rośnie wraz z wielkością przedsiębiorstwa. W mniejszych firmach często nie ma wyodrębnionej sekcji zakupów w organizacji. Firmy, w których zakupy postrzegane są jako jedna z najważniejszych funkcji wpływających na realizację długofalowej strategii, stosują coraz bardziej zaawansowane techniki wspierające zakupy.
Istnieje jednak jeden obszar, który coraz częściej wspiera wszystkie inne istniejące w firmach. Chodzi oczywiście o informatykę. Wydaje się, że właśnie po tego typu pomoc coraz częściej sięgają firmy, niezależnie od ich wielkości. Dzięki wprowadzeniu systemu IT odpowiedzialnego za procesy zakupowe przedsiębiorstwo jest w stanie zorganizować i dokładnie sprecyzować wszystkie działania, które w nim następują. Pozwala on również uniknąć utrwalania złych nawyków, gdyż system taki pozwala na generowanie i zapamiętywanie różnych ścieżek zakupów z dużą elastycznością. Przykład: Raz złożone zamówienie jest zapisywane w systemie. Gdy pojawi się potrzeba ponownego zakupu danego materiału, jesteśmy w stanie sprawdzić w systemie wszystkie dostępne na ten moment opcje dostawców. Jeśli okaże się, że ostatnim razem przepłaciliśmy lub pojawiła się atrakcyjniejsza oferta na rynku, to jest to nasza korzyść, bo wybieramy to, co się nam najbardziej opłaca. Zapobiegamy tym samym bezrefleksyjnemu ponowieniu ostatniego zamówienia, za które mogliśmy zapłacić zbyt dużo.
Podobnie ma się rzecz z tzw. analizą koszykową, czyli badaniem preferencji zakupowych klientów. Komfortowy dostęp do danych pozwala łatwo porównać – jak duże zamówienia składają nasi kontrahenci, w jakich odstępach czasowych i jakie są to towary. System pozwala na szybki dostęp do dokumentów, bieżącą edycję każdego procesu, analizę porównawczą bez niepotrzebnego stosu papierów, co przekłada się na oszczędność czasu. A jak to jest w praktyce wiemy dobrze. Oszczędność czasu = oszczędność pieniędzy.
Jedną z takich nowości są systemy eProcurement. Ich cechą charakterystyczną jest automatyzacja obiegu dokumentów między kupującym a dostawcami. Pozwalają one przypisanym do platformy użytkownikom na efektywne poszukiwanie kontrahentów, co daje w efekcie jedno – lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw.
Redukcja kosztów w dziale zakupów to ciągła analiza dostępnych produktów i usług, poszukiwanie nowych dostawców oraz równoległe rozglądanie się za innymi możliwościami wyboru. Wszystko dzieje się w oparciu o dane. Choćby nie wiadomo jak dokładni byli w swojej pracy ludzie zajmujący się dokumentacją – komputer zrobi to dokładniej i szybciej. Tylko dzięki ciągłej analizie i krytycznym podejściu do już wypracowanych rozwiązań, można mieć więcej pewności, że podejmowane decyzje będą najlepszymi z możliwych.
