Wygląda na to, że w plebiscycie na najpopularniejsze słowa 2020 jedynymi poważnymi konkurentami pandemii będą kryzys i koronawirus. Te słowa odmieniane są przez wszystkie przypadki, a temat nie schodzi z czołówek programów telewizyjnych, portali internetowych i gazet już od kilku tygodni. Nic dziwnego, mamy do czynienia z bezprecedensową sytuacją, co sprawia, że musimy podejmować zupełnie nowe dla nas działania i wiele rzeczy robić po razy pierwszy w życiu.
Media koncentrują się na informacjach, które wywołują największe emocje i przyciągają uwagę – szczególnie dużo uwagi poświęcają zatem branżom i firmom najbardziej dotkniętym pandemią i tym, które są najbliższe czytelnikowi/widzowi – a więc turystyce, gastronomii, hotelarstwie i drobnym usługom takim jak fryzjerstwo czy zakłady kosmetyczne.
Niewątpliwie sytuacja jest poważna i ma wpływ na niemal każde przedsiębiorstwo, nie jest jednak zero-jedynkowa i uogólnianie tego, co dzieje się w branżach najczęściej opisywanych przez media na całość gospodarki nie oddaje rzeczywistości.
Nasza perspektywa jest inna, bo z firmami z wyżej wymienionych branż nie współpracujemy. Nasi Klienci to kilkaset średnich i dużych firm, zwłaszcza przedsiębiorstw produkcyjnych, jesteśmy też bardzo blisko z centrami usług wspólnych. Chcielibyśmy zatem:
- podsumować co działo się właśnie w tych 2 sektorach gospodarki (produkcja i centra usług wspólnych) przez ostatnie 2 miesiące,
- opisać najczęstsze wyzwania działów personalnych w tych organizacjach,
- wymienić działania, jakie podjęły firmy w odpowiedzi na kryzys spowodowany pandemią.
Marzec jakiego nie pamiętają najstarsi górale
Temat pandemii w Polsce przybrał na sile w połowie marca – wówczas niemal codziennie pojawiały się nowe obostrzenia i zalecenia, za którymi trzeba było nadążać – zarówno prywatnie, jak i zawodowo – i podejmować w firmie zupełnie nowe działania, co w oczywisty sposób mocno angażowało działy personalne, z którymi najczęściej mamy kontakt.
Nasi Klienci musieli w tym czasie przestawić się na pracę zdalną, co w wielu przypadkach było nowością, szczególnie na taką skalę. Nawet w dużych centrach IT, w których kilka dni pracy zdalnej w miesiącu było do tej pory standardem, przejście całej lub niemal całej załogi w tryb home office wymagało przygotowań zarówno ze strony infrastruktury, jak i od strony zarządzania zespołami oraz obiegu informacji i dokumentacji w firmie. Zamknięcie szkół i przedszkoli oznaczało dla wielu pracowników konieczność pogodzenia pracy z opieką nad dziećmi. Pojawiła się zatem fala absencji spowodowana wnioskami o opiekę nad dziećmi lub zwolnieniami lekarskimi. Zamknięcie granic ograniczyło również możliwość zatrudnienia pracowników spoza Polski. Po pierwszych dwóch tygodniach, kiedy udało się wstępnie ustabilizować funkcjonowanie przedsiębiorstw w nowych warunkach, pojawiły się pierwsze programy pomocowe i tarcza antykryzysowa, co stanowiło kolejne wyzwanie dla firm i ich działów personalnych.
W niektórych organizacjach powstały zespoły antykryzysowe, czuwające na bieżąco nad sytuacją i przygotowujące scenariusze np. na wypadek wykrycia wirusa u pracownika/pracowników.
Każdy dzień przynosił nowe tematy, co zdecydowanie było widać na naszych forach mailingowych, stworzonych w ramach lokalnych klubów HR. Nasi Klienci wspierali się tam wzajemnie, dzieląc się informacjami, wzorami dokumentów i swoimi rozwiązaniami, które niejednokrotnie wyprzedzały oficjalne komunikaty odpowiednich służb (jak chociażby w przypadku badań medycyny pracy czy postępowania z pracownikami, którzy wrócili z zagranicznych ferii).
Czym żyła produkcja?
Największymi wyzwaniami, jakie stanęły przed działami HR w firmach produkcyjnych, była reorganizacja pracy osób, które nie mogły jej wykonywać zdalnie, w taki sposób, aby zachować bezpieczeństwo. Oznaczało to w praktyce zagadnienia takie jak:
- wyposażenie firmy w trudno dostępne wówczas środki dezynfekcyjne,
- skracanie zmian aby ograniczyć kontakt pracowników ze sobą,
- zmianę ciągów komunikacyjnych w firmie,
- kontrolę temperatury na wejściu,
- zmiany i ograniczenia dotyczące miejsc w których pracownicy zwykle się gromadzą – stołówka, kuchnia, palarnia, szatnia,
- zmiany w transporcie pracowników, jeśli takowy był przez firmę organizowany.
Firmy produkcyjne różnie podchodziły do pracy zdalnej na stanowiskach administracyjnych. Spotkaliśmy się zarówno z sytuacjami, w których 100% pracowników biurowych przeszło w tryb pracy zdalnej, jak i różnymi wariantami pośrednimi – np. z dyżurami w biurze albo systemem rotacyjnym. Co ciekawe, nie zawsze było to spowodowane brakami w infrastrukturze czy sprzęcie, zdarzało się również, że część zespołu administracji zostawała w zakładzie aby osoby, które zmuszone były wykonywać swoją pracę w zakładzie, nie miały poczucia, że zostały opuszczone.
Częstym zjawiskiem w firmach produkcyjnych była również zwiększona absencja, wynikająca zarówno ze zwolnień chorobowych L4, jak i wniosków o opiekę nad dziećmi. Nie zawsze była ona problematyczna dla organizacji, bo w wielu firmach globalna pandemia przełożyła się na spadek zamówień lub spowolnienie produkcji, związane chociażby z utrudnionym dostępem do surowców. Niedobór pracowników stanowił wyzwanie dla organizacji, w których produkcja pracowała normalnie lub wręcz bardziej intensywnie – dlatego część z nich zdecydowała się na wprowadzenie dodatku frekwencyjnego. Napływające informacje o pogarszającej się sytuacji na rynku i sektorach najbardziej dotkniętych zamrożeniem gospodarki prawdopodobnie ukróciły też zjawisko tzw. lewych zwolnień lekarskich – pracownicy są mniej skłonni do tego, aby z nich korzystać z obawy przed utratą pracy.
Z jakimi wyzwaniami zmierzyły się centra usług wspólnych?
Firmom z branży SSC/BPO zdecydowanie łatwiej było przejść w tryb home office bo z racji specyfiki ich pracy było to rozwiązanie już wcześniej wykorzystywane (choć na mniejszą skalę). W tych organizacjach codziennością jest również współpraca w ramach zespołów rozproszonych i z Klientami i współpracownikami z różnych krajów, dlatego zarówno praca zdalna, jak i narzędzia ją umożliwiające nie były dla pracowników nowością.
Mimo tego kwestie najbardziej dyskutowane w centrach usług wspólnych dotyczyły właśnie pracy zdalnej (prawdopodobnie z racji skali tego zjawiska – często w tryb home office przeszły całe lub niemal całe organizacje) i zagadnień związanych z nią. Dużo mówiło się o szkoleniach z tego zakresu, digitalizacji i cyfrowym obiegu dokumentów oraz wsparciu ze strony firmy w uposażeniu stanowisk pracy w domach.
Sporym wyzwaniem okazał się również obszar rekrutacji i onboardingu – przed pandemią praktycznie w każdym centrum SSC/BPO pozyskiwanie nowych pracowników było kluczowym zadaniem działu personalnego. Jak pokazały wyniki naszej naszej ankiety przeprowadzonej pod koniec marca 2020, 30% firm SSC/BPO kontynuowało ten proces w niezmienionej skali, zaś 42% częściowo.
W większości przypadków zarówno proces rekrutacji jak i wdrażania nowych osób odbywał się głównie zdalnie. Utrudnieniem był niewątpliwie brak dostępu do kandydatów spoza Polski – do czasu ponownego otwarcia granic ten kanał pozyskiwania pracowników został zablokowany. 28% ankietowanych centrów zdecydowało o zamrożeniu procesu rekrutacji – w tych firmach z kolei wyzwaniem było zagospodarowanie czasu i możliwości osób, które do tej pory dedykowane były w 100% pozyskiwaniu kandydatów.
W rozmowach z Klientami z branży SSC/BPO częstym tematem było też ograniczanie kosztów – pandemia ma wymiar globalny i cięcie wydatków wprowadzane było na poziomie centralnym, dlatego siłą rzeczy objęło też polskie oddziały, z założenia będące centrum kosztowym. Aż 63% ankietowanych firm z tej branży odpowiedziało twierdząco na pytanie, czy ogranicza lub planuje ograniczanie wydatków. Najczęściej wskazywanym obszarem była opisana wcześniej rekrutacja, większość ograniczeń dotyczyć będzie również budżetów eventowych, szkoleniowych i podwyżkowych.
Co ciekawe, stosunkowo niewiele firm planuje ograniczenia w zakresie dodatków pozapłacowych. Zaobserwowaliśmy za to pojawienie się kilku zupełnie nowych, specyficznych dla tych czasów benefitów, takich jak:
- Szkolenia z pracy zdalnej
- Wsparcie psychologa (online lub telefoniczne)
- Nowa odsłona programów wellbeing (np. zajęcia online z instruktorami jogi, relaksacji, z fizjoterapeutami, z zakresu radzenia sobie ze stresem)
Sporo dyskutuje się również o dodatku płacowym za pracę z domu – który miałby zrekompensować pracownikom wydatki ponoszone w związku z większym zużyciem mediów i brakiem dostępu do biurowej infrastruktury. Mimo, że temat jest często poruszany w rozmowach z HRowcami z tej branży, w rzeczywistości niewiele firm (5-10%) zdecydowało się go wprowadzić. Być może ta skala będzie większa jeśli sytuacja potrwa dłużej – a pytanie ile potrwa to kolejna kwestia poruszana podczas rozmów. Większość krakowskich centrów usług wspólnych nie wie, kiedy powróci do biur. Te organizacje, które mają plany powrotu, najczęściej wskazują na czerwiec i zakładają na początek 20-30% obłożenie biura.
Osobnym zagadnieniem są nieoczekiwane plusy tej sytuacji, jakie dostrzegają nasi Klienci. Praca zespołów zdalnych okazała się być bardziej efektywna niż się spodziewano, a w przypadku gdy obowiązki zakładają kontakt z Klientami czy współpracownikami z innych stref czasowych, możliwość elastycznego dopasowania godzin pracy jest pozytywnie oceniana przez pracowników. Czas pokaże, czy ten przymusowy eksperyment z pracą zdalną będzie miał wpływ na większą popularność home office (do tej pory często traktowanego jako benefit i limitowanego najczęściej do jednego dnia w tygodniu), a w efekcie na rynek nieruchomości biurowych. Do tej pory niszowa jeszcze koncepcja Activity Based Workplace, zakładająca brak stałego przypisania pracowników do biurek i w efekcie mniejszą liczbę miejsc niż członków zespołu, może znacząco zyskać na popularności, tym bardziej, że pozwala na zmniejszenie stałych kosztów wynajmu biura.
Niezależnie od sektora pandemia oznaczała dla firm ogromne wyzwania komunikacyjne – tym bardziej jeśli z dnia na dzień część lub wszyscy członkowie zespołu przeszli w tryb zdalny. Jak w każdej sytuacji, przewagę miały tutaj firmy z mocno rozwiniętą i transparentną komunikacją oraz kompetentną kadra zarządzającą, potrafiącą reagować adekwatnie na zmieniające się okoliczności.
Dwa miesiące izolacji – i co dalej?
Kiedy sytuacja nieco okrzepła, a bieżące pożary zostały zgaszone, oczywiste stało się, że następstwa pandemii będą miały wpływ na rynek pracy. Jaki? Tradycyjnie odpowiemy ulubioną frazą wszystkich psychologów: to zależy.
Spośród firm produkcyjnych, z którymi współpracujemy, w największym stopniu aktualna sytuacja wpłynęła negatywnie na organizacje z branży motoryzacyjnej. Warto jednak dodać, że już na kilka miesięcy przed pandemią mówiło się o spowolnieniu na tym rynku.
Są też branże, w których pracy jest więcej i które nadal borykają się z niedoborami pracowników (na przykład farmacja, produkcja środków ochronnych i medycznych, spora część branży FMCG, centra logistyczne, firmy kurierskie).
Sytuacja nie jest zero jedynkowa i sporo firm z którymi współpracujemy jest gdzieś pośrodku – odczuły konsekwencje pandemii, podjęły doraźne działania i po tych kilku tygodniach chaosu i zamieszania zaczynają planować bardziej długofalowe działania – są więc w tym momencie na etapie obserwacji rynku i analizy swojej sytuacji.
W ostatnich tygodniach odbyliśmy wiele rozmów z naszymi Klientami i na ich podstawie stworzyliśmy listę działań, jakie zostały przez nich podjęte w celu optymalizacji szeroko rozumianych kosztów pracowniczych – czasem tymczasowo, czasem już na stałe:
- Zmniejszenie kosztów innych niż wynagrodzenia (w tym budżetów szkoleniowych, eventowych, renegocjacja umów z dostawcami, firmami wynajmującymi powierzchnię biurową i magazynową, etc.)
- Zawieszenie/zmniejszenie skali procesów rekrutacyjnych
- Rezygnacja z (części) benefitów pozapłacowych
- Zmniejszenie lub zamrożenie podwyżek
- Przesunięcie podwyżek na późniejszy termin
- Zawieszenie wybranego/wybranych dodatków płacowych
- Zmiana wysokości wybranych dodatków płacowych (np. wynikająca ze zmiany targetów dla produkcji czy sprzedaży)
- Przesunięcie wypłaty dodatków płacowych na późniejszy termin
- Wprowadzenie nowych dodatków do wynagrodzenia (np. premii frekwencyjnej, dodatku za pracę w domu)
- Ograniczanie nadgodzin
- Przesunięcia pracowników wewnątrz firmy
- Nieprzedłużanie umów terminowych
- Zachęcanie osób w wieku emerytalnym do odejścia z pracy
- Rezygnacja z pracowników tymczasowych
- Rozwiązanie umów z kontraktorami
- Wprowadzanie alternatywnych form umowy z pracownikami (B2B, kontrakty managerskie), które z racji mniejszego opodatkowania i oskładkowania umożliwiają pracownikom wzrost wynagrodzenia (np. zamiast podwyżek) – głównie dotyczy pracowników na wyższych stanowiskach
- Wypłacanie części pensji w formie akcji firmy
- Zachęcanie pracowników do wykorzystania urlopów płatnych
- Zmiana wysokości etatu (głównie tymczasowo w ramach tarczy antykryzysowej)
- Wprowadzenie przestoju ekonomicznego
- Zmniejszenie wysokości wynagrodzenia
- Wysłanie pracowników na urlopy bezpłatne (za zgodą pracowników)
- Redukcja zatrudnienia
Jaka jest skala tych działań? Jaki procent firm je podjął? Czy zostały wdrożone tymczasowo czy na stałe? Jak sytuacja wygląda w firmach z mojej branży/sektora/regionu? Na te pytania odpowiadać będzie lipcowa edycja naszego Raportu Płacowego, w której nie tylko zaprezentujemy najbardziej aktualne dane płacowe z rynku (na dzień 30 kwietnia, a więc obejmujące zarówno dużą falę styczniowych podwyżek, jak i ewentualne zmiany wprowadzone do tego czasu), ale zapytamy również Uczestników badania o podjęte i planowane działania. Rezultatem będzie Raport Płacowy prezentujący aktualne stawki na około 400 stanowiskach oraz suplement pokazujący skalę podjętych i planowanych działań, które mogą mieć wpływ na rynek wynagrodzeń w najbliższych miesiącach.
Serdecznie zapraszamy do udziału w największym badaniu wynagrodzeń w Polsce! Skontaktuj się z nami!
